Coisas que fazem a diferença no seu caminho do topo.

Um dia, numa sala cheia de executivos que viajaram de outro país só para aquela reunião e tinha como objectivo definir o futuro duma unidade fabril. A unidade era antiga e tecnicamente pouco eficiente, eu estava lá apenas há uns meses e tinha sido contratado para tentar descobrir se a ineficiência tinha apenas uma origem técnica, originária na idade do equipamento, ou se existiria outra ou outras causas por detrás das perdas ou falta de produção.

O director geral da unidade tentou explicar o porquê das perdas com base no mercado, na realidade local, na falta de qualidade da energia que proporcionava cortes, segundo ele, constantes...

Eu era novo na organização e também para mim este cargo era novo e o director geral, que tinha trabalhado comigo nos últimos meses, estava ao corrente do que eu tinha estado a estudar e averiguar, contudo a minha direcção era diametralmente contrária à dele e eu sabia que existiam muitas ineficiências em quase todos os departamentos que se colmatadas menorizariam significativamente as perdas.

Chegara a minha vez de apresentar as minhas descobertas. era a primeira vez que iria falar para os executivos duma multinacional...

Descobrir falhas da organização e dos outros quando necessário

Até há não muito tempo eu era um adepto da mudança, coisa que me fascinava, especialmente a falta de imaginação dos outros que não viam que mudando algumas coisinhas quase insignificantes as coisas poderiam tomar, na minha visão, um caminho completamente diferente. Basicamente eu era especialista em ver os erros dos outros, contudo, a estadia num país em desenvolvimento fez-me ver que as coisinhas quase insignificantes eram na verdade os pilares da estrutura que fazem quase sempre as organizações funcionarem. É verdade que descobri falhas na eficiência e até coisas mais graves que falhas ou problemas na eficiência sendo que algumas delas eram até crime.

No caso concreto descobri que existia um controlo muito deficiente na operação logística, as coisas eram feitas em reacção e não com base num planeamento. Ainda que o mercado fosse muito incerto, quase volátil, é sempre possível existir um certo nível de planeamento que quando alcançado diminui o stress no staff, evita falhas originária na constante urgência. Eu tinha todos os dados...

Falar em reuniões.

Tive que interromper o director geral por algumas vezes e sempre que ele afirmava coisas sem provas e ou dados reais. Por exemplo. Uma das grandes falhas que era apresentada como sendo um factor determinante para a ineficiência da unidade era a fraca qualidade da energia e os cortes constantes, mas quando era questionado qual a percentagem de falhas por turno, quantas dessas falhas tinha sido anunciadas previamente pelo fornecedor de serviço ou qual a hora do dia em que a qualidade era baixa o suficiente para não permitir o funcionamento segura da unidade... ele não tinha dados. Tinha passado os últimos meses a anotar todas as falhas de energia, tinha um registo de tensão e corrente permanente e tinha tido várias reuniões com o fornecedor de energia Nacional pelo que tinha todos os avisos de corte no meu email. Na realidade as falhas de energia representavam apenas 2% do total de todas as perdas calculadas.

Apresentar números e gráficos

O Excel é o melhor amigo do homem a seguir aos cachorros. Portando aprenda Excel inclua tabelas dinâmicas na aprendizagem.

Ter dados sobre tudo o que acontece, desde uma falha energética aos carregamentos e pesos da frota de distribuição, passando por stocks desde a matéria prima ao produto acabado é a solução para não ser o café que bebemos o culpado da desgraça e o primeiro a sofrer cortes.

o leitor pode estar a dizer mas há alguma organização que não tenha esses dados todos compilados e analisados ao pormenor? a minha resposta é, há alguma que tenha? A última por onde passei tinha 250.000 funcionários espalhados pelo mundo, facturava mais que muitos Estados, e dados além dos financeiros eram sempre um problema para encontrar.

Resolver problemas difíceis com soluções simples

A maioria dos problemas são simples, não os complique. A forma mais fácil de evitar problemas simples é criar regras que têm como principio manter a organização no caminho pretendido. Já viu algum comboio fazer um desvio? Planear com algum tempo é o segredo para a eficiência.

Utilize os procedimentos e processos, eles foram estudados, pensados e aperfeiçoados por anos para maximizar a eficiência, não julgue à partida que são apenas para chatear.

Aprenda com os outros, especialmente com os seus concorrentes, eles têm exactamente os mesmos problemas que você, quem sabe já resolveram alguns dos seus e você alguns dos dele...

Não deixe que interfiram no seu caminho da eficiência enquanto resolve os problemas, seja persistente e consistente.

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